[Danh sách] Những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng bạn nên biết

→ Những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng bạn nên biết

Mỗi khi chuyển văn phòng làm việc, bạn sẽ có rất nhiều điều để lo lắng. Đó là về thủ tục với nơi cũ, tìm kiếm nơi mới, quá trình chuyển dọn,...

Trong bài viết này, Saigon Express sẽ cung cấp cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng. Theo đó quá trình chuyển dọn sẽ tiết kiệm được chi phí và diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn. 

1. KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG - TÌM VĂN PHÒNG MỚI

Văn phòng là nơi giao dịch quan trọng. Có thể nói đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm cơ quan mới. Dưới đây là một số tiêu chí để bạn xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm phù hợp: 

• Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? kế hoạch kinh doanh của công ty trong hiện tại và tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?  

• Ngân sách: Chi phí để thuê văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê dịch vụ chuyển văn phòng là bao nhiêu?

• Chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về các yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,...để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể. 

• Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng với nơi cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt chuyển văn phòng làm việc,...

• Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,...

• Tìm hiểu kỹ một vài địa điểm, so sánh về giá và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.

• Khi đã thuê được nơi ưng ý, cần tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng tới.

• Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới

• Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hàng trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng  trước 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác.

Bố trí chỗ ngồi trước cho nhân viên để dễ kiểm soát

2. KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY - CÁC BƯỚC CỤ THỂ

2.1 Thông báo chuyển văn phòng

Việc này khác quan trọng và bạn cần thực hiện từ khoảng 1 tháng trước khi tiến hành chuyển văn phòng. Từ dự kiến thời gian chuyển dọn, địa chỉ mới cũng như báo cho khách hàng biết về những vấn đề có thể gặp phải trong quá trình công ty thực hiện việc chuyển văn phòng.

Hãy đảm bảo mọi giao dịch được diễn ra suôn sẻ và khách hàng của bạn không gặp bất cứ rắc rối gì. Đặc biệt, hãy ưu tiên hỗ trợ khách hàng ngay khi có thể để họ không cảm thấy phiền về những thay đổi. 

Việc thông báo này thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của công ty. Cũng như cho thấy rằng, doanh nghiệp của bạn tôn trọng khách hàng, đặt quyền lợi của khách hàng lên trên hết!

Bên cạnh khách hàng, thì bạn cũng cần phải thông báo với các đơn vị liên quan khác như đại lý, công ty bảo hiểm, các nhà cung cấp… về việc thay đổi địa chỉ giao dịch của công ty.

2.2. Một tháng trước ngày chuyển dọn 

• Chọn ngày tốt chuyển văn phòng là kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì chắc chắn khi nơi làm việc thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung làm việc với khách hàng. Thời điểm lý tưởng nên là cuối tuần, hoặc vào các tháng ít khách giao dịch (trước hoặc sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,...)

• Lên danh sách các đồ đạc cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại tại văn phòng mới.

• Bạn nên  thanh lý những đồ đạc, bàn ghế không còn sử dụng nữa để giảm tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.

• Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,...

• Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,...

• Trong quá trình giao dịch với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để khách hàng không bị bất ngờ. 

• Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng trọn gói của Saigon Express, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có một người đứng ra chịu trách nhiệm tổng quan để dễ sắp xếp và quản lý hơn.

2.3. Một - hai tuần trước ngày chuyển dọn 

a. Thanh lý một số đồ không dùng đến

Để giảm gánh nặng công việc cũng như chi phí, thời gian cho việc vận chuyển, các công ty nên thanh lý bớt đồ cũ. Chẳng hạn như bàn, ghế, một vài thiết bị cũ không phù hợp. Ngoài ra, khi qua văn phòng mới, cách bố trí, màu sắc, phong cách sẽ khác, nên đôi khi để các trang thiết bị, máy móc cũ sẽ không còn phù hợp. 

Bạn có thể tham khảo thêm: Một số cách thanh lý đồ đạc khi chuyển nhà, chuyển văn phòng

b. Cập nhật các thông tin 

c. Chuẩn bị đóng gói đồ đạc cá nhân

d. Xin phép toàn nhà

Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm. Điều này giúp cho các công ty chuyển nhà trọn gói có thể ra vào tòa nhà dễ dàng đúng quy định. 

2.4. Trong ngày chuyển dọn

• Cần 4 vị trí qua trọng. Một người giám sát tổng thể. Người này sẽ chịu trách nhiệm làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời. Bên cạnh đó, cần phân công 2 người giám  sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

• Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự từng phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc. 

• Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần báo ngay cho người quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc mất mát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ giải quyết

2.5. Sau ngày chuyển văn phòng: Dọn dẹp văn phòng cũ

Sau khi đã chuyển đồ đi, bạn cần tiến hành dọn dẹp văn phòng cũ. Hãy dọn sạch văn phòng, ban công, gom rác và vứt đúng nơi quy định. Việc này thể hiện văn hóa doanh nghiệp của bạn. Không yêu cầu bạn phải quá sạch, nhưng cần bàn giao văn phòng cũ trong trạng thái gọn gàng, nguyên vẹn. Thông thường, dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ hỗ trợ bạn thực hiện phần việc này.

Trước khi dời đi hoàn toàn, cần kiểm tra lại một lượt nữa những vị trí ngách, góc phòng. Để đảm bảo rằng bạn không để sót bất kỳ đồ đạc nào nữa. Đó là việc mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.

3. XU HƯỚNG MỚI: THUÊ KHO CHỨA ĐỒ ĐẠC VĂN PHÒNG

Nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn thuê kho mini chứa đồ văn phòng để tối ưu không gian làm việc

Đây là xu hướng mới nổi được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng, đặc biệt là các startup. Khi chi phí thuê văn phòng hiện nay khá cao, thì nhiều doanh nghiệp chọn lựa gói gọn không gian làm việc vừa đủ, cùng với đó sẽ thuê một nhà kho nhỏ để chứa tạm các đồ đạc, thiết bị văn phòng ít khi dùng tới. Điều này giúp họ tối ưu được chi phí thuê văn phòng, lại có thể khai thác được triệt để diện tích làm việc. 

Thuê nhà kho tạm cũng hữu ích trong trường hợp doanh nghiệp cần thêm thời gian để setup văn phòng mới. Đảm bảo đúng tiến độ trả mặt bằng mà vẫn có thể sắp xếp văn phòng đúng với mong muốn. Tránh được những sơ sót vì vấn đề thiếu hụt thời gian chuyển giao giữa nơi cũ và nơi mới. 

Bên cạnh dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, bạn có thể tham khảo thêm Dịch vụ cho thuê kho chứa đồ văn phòng của Saigon Express. Diện tích kho siêu gọn chỉ từ 8m2 ngay trung tâm thành phố, với thời gian linh động!

3. MỘT VÀI  KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CẦN LƯU Ý

Ngoài những việc cần làm trên, có một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên tham khảo để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

- Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ việc gì kho chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết. 

- Chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một số người chịu trách nhiệm để giảm tải gánh nặng. 

- Tìm kiếm đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín,  có kinh nghiệm và giá cả hợp lý

- Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về các khoản phí để tránh trường hợp phát sinh

- Nếu bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng công ty để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió.

Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ giúp việc chuyển dọn trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng hơn

Hy vọng rằng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển cơ quan làm việc trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển nơi làm việc. Chúc công ty của bạn đại cát đại lợi khi chuyển tới văn phòng mới!

Nếu đang có nhu cầu thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Đừng quên liên hệ với Hotline 0939 176 176 để được tư vấn và khảo sát báo giá hoàn toàn miễn phí!