[22 bước] Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết nhất

→ Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết

Bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết chính là điều bạn cần dành thời gian chuẩn bị đầu tiên ngay khi có quyết định về việc di dời nơi làm việc. Dựa vào danh sách công việc cùng với timeline đưa ra, bạn sẽ biết được chuyển văn phòng cần làm gì trước, việc gì làm sau, cần chuẩn bị những gì,...

Nghe đơn giản nhưng thực tế khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng sẽ có vô số điều phải làm, bao gồm những việc rất quan trọng cho đến những vụn vặt không tên. Danh sách việc cần làm khi chuyển văn phòng giúp bạn kiểm soát được tổng thể. Kế hoạch di dời càng chi tiết càng giúp cho việc chuyển nơi làm việc được diễn ra suôn sẻ, không làm thất thoát đồ đạc cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Cùng tham khảo gợi ý của Saigon Express khi lên kế hoạch di chuyển cơ quan!

NGAY KHI CÓ QUYẾT ĐỊNH CHUYỂN VĂN PHÒNG

• Lựa chọn, tìm kiếm văn phòng mới phù hợp: Con số văn phòng cho thuê tại nước ta, đặc biệt ở Hà Nội và Sài Gòn là vô cùng lớn. Tuy nhiên để tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với yêu cầu cũng như ngân sách của doanh nghiệp là không hề dễ. Giá cả ngày càng đắt đỏ, vậy nên bạn cần cân đối ngân sách và có một đội nhóm chuyên nhiệm vụ săn tìm khảo sát văn phòng, thương lượng giá cả,...để chọn được nơi tối ưu nhất. Việc này đôi khi phải kéo dài hàng tháng.

• Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty : Khi đã chọn được địa chỉ văn phòng mới, bạn cần tiến hành các thủ tục hành chính như khai báo, đăng ký lại với cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, làm lại con dấu...Thường bộ phận kế toán, hành chính nhân sự có kinh nghiệm sẽ đảm nhiệm việc này.

LẬP KẾ HOẠCH MỘT THÁNG TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Việc cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch di chuyển văn phòng chính là phân công nhiệm vụ để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót. Do đó trước tiên cần cử một người chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình chuyển dọn văn phòng. Sau đó người này sẽ dựa theo các mục cần làm được nêu dưới đây để phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng nhóm hoặc từng cá nhân, đồng thời giám sát nhằm đảm bảo mọi việc được tiến hành đúng tiến độ.  

• Chọn ngày chuyển văn phòng: Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Saigon Express, bạn nên ưu tiên chuyển văn phòng vào ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ, ngày lễ để hạn chế việc gián đoạn công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng yếu tố phong thủy, có thể tham khảo thêm Danh sách ngày tốt chuyển văn phòng. Ngoài ra, chuyển văn phòng theo từng phòng ban, chia thành nhiều đợt cũng là giải pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

• Thông báo về việc chuyển văn phòng: Khách hàng của bạn cần biết thông tin thay đổi địa điểm giao dịch từ sớm để có những sắp xếp phù hợp. Bạn có thể thông báo trong quá trình làm việc, đăng trên website, fanpage facebook, gọi điện thoại, gửi email hoặc gửi tin nhắn,... Khâu này bạn không nên lơ là nếu không muốn đánh mất những khách hàng quan trọng.

• Điều chỉnh thông tin địa chỉ: Địa chỉ văn phòng gắn liền với nhiều thông tin quan trọng khác, vì thế bạn cần cập nhật ngay hoặc lựa chọn thời gian thay đổi phù hợp: Địa chỉ hiển thị trên website hoặc các bài viết, đặt sửa hoặc làm lại bảng hiệu, sửa thông tin trên các file mềm của văn bản - hợp đồng hiện có, chân chữ ký email, in lại card visit của các nhân viên,...

• Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ: Hãy liên hệ với các đơn vị đang cung cấp dịch vụ cho công ty của bạn để thông báo về kế hoạch di chuyển văn phòng: Ngừng hợp đồng hay chuyển địa chỉ sử dụng?. Ví dụ như mạng điện thoại, wifi, điện, nước, giao thư,...

• Lập danh sách các đồ cần chuyển dọn, thanh lý (check list): Danh sách càng chi tiết thì sẽ hạn chế được các nguy cơ thất lạc, mất mát hay bỏ sót. Việc này nên giao cho từng phòng ban tự liệt kê. Các đồ văn phòng chung và có giá trị lớn nên do người quản lý lập danh sách. Người này cũng sẽ tổng hợp lại danh sách đồ đạc chuyển đi cuối cùng, trình lãnh đạo xem xét các đồ đạc nào cần thanh lý để giảm tải khối lượng vận chuyển.

• Lên sơ đồ thiết kế, lắp đặt tại văn phòng mới: Căn cứ vào những đồ đạc cần chuyển dọn, diện tích cũng như thiết kế tại văn phòng mới, bạn bắt đầu lên sơ đồ tổng quan và cho từng phòng ban.

Ví dụ phòng tổng đài kinh doanh thường ồn ào nên chọn ở nơi tách biệt so với phòng Kế toán, IT,...Sơ đồ cũng cần thể hiện rõ vị trí ngồi của các thành viên, chỗ để tủ, bàn ghế, máy móc để nhân viên chuyển dọn có thể lắp đặt chính xác ngay từ đầu, không phải mất thời gian chuyển dời nhiều lần.

• Thanh lý đồ cũ: là bước rất quan trọng trong kế hoạch di chuyển văn phòng. Với các đồ đạc không còn thực sự cần thiết, hãy tiến hành thanh lý như bàn ghế, máy móc hư,....Nhiều doanh nghiệp còn quyết định bán các đồ nội thất, thiết bị lâu năm (dù còn dùng tốt) để mua mới hoàn toàn. Điều này vừa giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn, đỡ mất công sức và thời gian, đồng thời thay đổi diện mạo, tạo sức sống mới của cơ quan tại nơi vừa chuyển tới.

• Lựa chọn và liên hệ dịch vụ chuyển dọn uy tín: Chuyển văn phòng là một công trình lớn, quan trọng, vì thế bạn cần tìm kiếm đơn vị chuyển dọn có thương hiệu, kinh nghiệm lâu năm cùng với quy trình, chính sách chuyên nghiệp. Tốt nhất tìm khoảng 3-5 đơn vị và so sánh, lựa chọn. Đối với công trình chuyển văn phòng càng lớn thì càng kỹ lưỡng, cần được khảo sát báo giá, thậm chí đấu thầu.

Tham khảo ngay: Cách biết được dịch vụ chuyển dọn có tốt hay không?

Khi đã chọn được công ty ưng ý, hai bên tiến hành thảo luận và đưa ra phương án di chuyển trụ sở tối ưu, lên danh sách cụ thể các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.

LẬP KẾ HOẠCH MỘT TUẦN TRƯỚC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG

• Chốt thời gian chính xác: Có thể trước đó doanh nghiệp của bạn và công ty chuyển dọn đã chốt thời gian di dời. Tuy nhiên không loại trừ khả năng có những thay đổi trong thời gian chờ. Vậy nên hãy chốt lại ngày giờ cụ thể một lần nữa nhằm đảm bảo thống nhất!

• Mua thêm thiết bị cần thiết tại văn phòng mới: Những máy móc, đồ nội thất lớn với số lượng nhiều không thể muốn mua là có ngay được. Cần có thời gian khảo sát giá, trình duyệt, đặt mua, chờ giao hàng...Vậy nên việc này cần được tiến hành một tuần trước ngày chuyển hoặc có thể sớm hơn. Địa chỉ giao hàng chắc chắn là văn phòng mới của bạn!

• Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng: Nếu công ty là một căn nhà mặt tiền, hãy tìm chỗ đậu xe tải gần nhất có thể.

Còn nếu văn phòng của bạn nằm trong các tòa nhà cao ốc, thì có nhiều việc phải làm hơn như: (đối với cả nơi chuyển đi và chuyển đến)

           + Xin phép cho nhân viên chuyển dọn ra vào tòa nhà.

           + Xin phép sử dụng thang máy.

           + Xin dùng hầm tòa nhà, nếu xe tải không thể vào hầm buộc phải tìm nơi đậu xe khác phù hợp.

• Đóng gói đồ đạc: Nếu công ty của bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ đóng gói chính (các đồ đạc lớn, máy móc,...). Tuy nhiên chúng tôi khuyến khích mỗi nhân viên của công ty nên tự đóng gói đồ đạc, giấy tờ cá nhân của mình. Ghi chú tên lên mỗi thùng đồ này nhằm tránh nhầm lẫn. Hồ sơ của công ty cũng nên do nhân viên tự đóng gói bởi chỉ họ mới hiểu rõ nhất mức độ cần thiết cũng như sự liên quan của các hồ sơ này, giúp quá trình sắp xếp tại văn phòng mới diễn ra thuận lợi hơn.

• Chuẩn bị văn phòng mới sẵn sàng: Một ngày trước thời điểm chuyển dọn, hãy chắc chắn rằng văn phòng mới sạch sẽ, không còn bụi bẩn hay lấm lem sơn vôi, sẵn sàng để chuyển dọn vào. 

• Sử dụng dịch vụ lưu trữ: Trường hợp trục trặc về thời gian bàn giao văn phòng mới và cũ, bạn có thể “chữa cháy” bằng cách thuê dịch vụ lưu trữ để chứa tạm trong thời gian chờ đợi. Nên ưu tiên sử dụng dịch vụ chuyển dọn có đi kèm với lưu trữ, vì sử dụng các dịch vụ của nhiều đơn vị nhỏ lẻ dễ làm sơ sót đồ của bạn. Bạn có thể tham khảo dịch vụ lưu trữ đồ chuyển dọn của Saigon Express.

KINH NGHIỆM NGÀY CHUYỂN VĂN PHÒNG  

• Tham khảo lễ cúng chuyển văn phòng: Nhiều người lãnh đạo có niềm tin đặc biệt về phong thủy trong kinh doanh. Vì thế lễ cúng khi chuyển văn phòng rất được chú trọng. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo chi tiết các bước làm lễ Tại đây.

• Giám sát khi chuyển văn phòng: Đồ đạc văn phòng thường nhiều và có giá trị, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn (ở văn phòng cũ và mới). Trường hợp phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, bạn cũng có thể cử thêm người áp tải (đi theo xe tải chở đồ) để an tâm hơn.

• Thứ tự ưu tiên: Lời khuyên là bạn hãy ưu tiên sắp xếp các thiết bị lớn và lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là đồ cá nhân nhỏ lẻ. Đảm bảo nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.

• Kiểm kê đồ đạc: Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm sẽ dựa vào bảng check list ban đầu để kiểm tra. Đặc biệt lưu ý hệ thống máy lạnh, máy tính, đảm bảo vận hành tốt. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt và ký tên xác nhận. Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.

• Bàn giao văn phòng cũ: Trước khi bàn giao lại văn phòng cũ, công ty cần cử một đội dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng.

• Xem ngay: dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Nếu lên kế hoạch di dời văn phòng kỹ lưỡng, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều khoản chi, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn để đảm bảo tiến độ công việc.

Hãy tham khảo mẫu kế hoạch di dời nêu trên và chọn ra các bước phù hợp với đơn vị của bạn. Chúc công trình chuyển dọn diễn ra thuận lợi, và chúc doanh nghiệp của bạn làm ăn ngày càng tấn tới tại cơ quan mới!