[Chi tiết] Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty

→ Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty

Chuyển văn phòng công ty là một công việc quan trọng đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo và các bước tiến hành hợp lý. Bởi đồng thời sẽ có rất nhiều thứ bạn phải làm cùng lúc như thuê văn phòng, chuyển nhà, làm thủ tục đổi địa chỉ công ty, lên mẫu kế hoạch chuyển văn phòng đến nhân viên, thuê dịch vụ chuyển dọn, chuyển nhà, sắp xếp thời gian,...

Nhưng đừng vì cuốn theo đó mà quên mất một việc đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng: Thông báo chuyển địa điểm cửa hàng, thông báo thay đổi địa chỉ công ty với khách hàng và đối tác.

Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng cần được tiến hành khoảng 1 tháng trước khi ngày chuyển dọn văn phòng chính thức diễn ra. Điều này giúp cho những khách hàng quen của bạn không bị bỡ ngỡ và có sự sắp xếp, điều chỉnh phù hợp trong quá trình giao dịch.

NHỮNG ĐIỀU CẦN QUAN TÂM VỀ MẪU THÔNG BÁO CHUYỂN VĂN PHÒNG

Thông báo chuyển cơ quan hay thông báo về việc chuyển trụ sở làm việc không chỉ đơn giản là một đoạn thông báo chuyển trụ sở cơ quan, công việc này cần thực hiện một cách chỉnh chu, thể hiện sự chuyên nghiệp từ công ty của bạn.

1. Nội dung mẫu thông báo chuyển văn phòng

Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên trong các cuộc họp hay bằng mail cho toàn bộ nhân sự. Việc không thể bỏ quên là thông báo gửi đối tác.

Một mẫu thông báo công ty chuyển địa chỉ văn phòng thường sẽ có nội dung cơ bản như sau:

• Tùy mong muốn về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc, có thể có hoặc không có quốc hiệu và tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.

• Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc,....

• Nêu chính xác địa chỉ cũ văn phòng và địa chỉ mới sẽ chuyển đến

• Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới

• Các thông tin khác của công ty về số điện thoại, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty, website,...(có thay đổi gì không hay sẽ giữ nguyên)

• Gửi lời cảm ơn đến những người khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của cơ quan.

2. Về hình thức của mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng 

Bạn có thể soạn thành công văn-ký tên đóng dấu hoặc thiết kế thành một form đơn giản, ngắn gọn. Hoặc đồng thời kết hợp cả 2.

Tóm lại, nội dung và thiết kế mẫu thông báo di chuyển văn phòng có thể thay đổi linh hoạt, tùy thuộc vào định hướng của công ty bạn (theo hướng truyền thống nghiêm túc hay phá cách năng động)

Sau khi hoàn thành nội dung thông báo chuyển địa điểm đến đối tác. Song Song với đó, bạn cũng cần thông cáo chuyển cơ quan đến Chi Cục Thuế, một công văn thông báo thay đổi địa chỉ khai báo thuế và tìm hiểu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn là điều không thể quên.

3. Các kênh thông báo

• Đăng thông báo trên website (có thể kèm theo thiết kế banner,...)

• Gửi email đến từng khách hàng

• Gửi kèm với các văn kiện, hợp đồng,...

• Gọi điện thoại thông báo

• Dán ở văn phòng công ty

• Đăng lên các trang mạng xã hội (như fanpage Facebook, Instagram, Zalo,...)

MỘT VÀI MẪU THÔNG BÁO CHUYỂN VĂN PHÒNG MỚI

Dưới đây là một số mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng công ty bạn có thể tham khảo:

Mẫu công văn thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng theo mô típ truyền thống

Thông báo dời văn phòng theo mẫu đơn giản

Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng phá cách

Mẫu thông báo về việc thay đổi địa điểm làm việc cần cung cấp đầy đủ thông tin của công ty

Một thông báo di dời trụ sở làm việc theo phong cách sang trọng, đơn giản

MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY

• Đặc biệt lưu ý về vấn đề trình bày mẫu thông báo chuyển văn phòng (Cần đúng chính tả, gọn gàng, lịch sự,...)

• Tiến hành thủ tục khai báo việc chuyển văn phòng công ty theo đúng quy định pháp luật.

• Nhớ thay đổi địa chỉ văn phòng công ty trên website và các văn bản hành chính (hợp đồng, giao dịch,...). Để chắc chắn việc chuyển dọn văn phòng không xảy ra thiếu sót, bạn nên tham khảo kỹ 22 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học.

• Thông báo việc dời văn phòng công ty với các đơn vị chuyển phát, giao nhận,....

• Đóng gói các đồ dùng văn phòng khoa học, ngăn nắp để dế dàng sắp xếp khi tới văn phòng mới. 17 mẹo đóng gói đồ chuyển dọn hữu ích sẽ giúp ích cho bạn.

• Nếu cơ quan có nhiều máy móc thiết bị và đồ đạc lớn, nặng (như dàn máy tính, các bộ bàn ghế văn phòng, máy in, máy photo, két sắt lớn,...chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo an toàn và nhanh chóng.

Saigon Express hy vọng rằng với những gợi ý trên, bạn sẽ tìm được mẫu thông báo chuyển văn phòng di dời trụ sở làm việc ưng ý nhất cho mình, đồng thời có một quãng thời gian chuyển nơi làm việc suôn sẻ.