Văn Phòng Ảo Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Văn Phòng Ảo

→ Văn Phòng Ảo Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Văn Phòng Ảo

Hiện nay, mô hình văn phòng ảo đang phát triển khá mạnh mẽ trong mảng cho thuê văn phòng và được rất nhiều các doanh nghiệp nhỏ, Start-up, chi nhánh quan tâm.

Thuê văn phòng ảo là sự lựa chọn được khá nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay

Văn phòng ảo được xem là “cứu tinh” của nhiều doanh nghiệp trong vấn đề tiết kiệm chi phí, nhân lực và giải quyết tốt bài toán lựa chọn địa chỉ gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho công việc. Vậy văn phòng ảo là gì? Ưu và nhược điểm của văn phòng ảo như thế nào? Hãy cùng Saigon Express tìm hiểu chi tiết qua bài viết này nhé!

Khái niệm về văn phòng ảo

Dù là một khái niệm được biết đến khá rộng rãi hiện nay, những hệ thống Pháp luật Việt Nam vẫn chưa có một định nghĩa chính xác đối với mô hình này. Có thể hiểu văn phòng ảo như một hình thức cho thuê văn phòng đại diện, phù hợp cho các doanh nghiệp không cần thuê mặt bằng thực tế nhưng cần một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và đảm bảo các yêu cầu pháp lý cần thiết. Chính vì vậy, chi phí để thuê văn phòng ảo tiết kiệm hơn rất nhiều so với thuê mặt bằng văn phòng tại các tòa nhà thông thường. 

Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ có được rất nhiều lợi ích như: 

• Được sử dụng địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh
• Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng hiệu quả. Nếu chọn thuê văn phòng cố định, dài hạn, mỗi tháng doanh nghiệp cần phải bỏ ra ít nhất từ 8 - 10 triệu đồng. Tuy nhiên, với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, bạn chỉ mất khoảng 2 - 3 triệu mỗi tháng là đã có một địa chỉ văn phòng uy tín.
• Văn phòng ảo có trang bị đầy đủ điện nước, Internet, Wifi, số Fax riêng, có bàn ghế, máy lạnh, máy nước nóng,...
• Được sử dụng phòng họp, phòng khách khi giao dịch với khách hàng
• Tinh giản bộ máy, tiết kiệm chi phí nhận sự: Không cần thuê nhân sự 24/24, chỉ cần trả phí cho một số hoạt động cần thiết.
• Vị trí văn phòng ảo thường nằm gần trung tâm thành phố nên khá thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng.
• Thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật tuyệt đối.
• Tính ổn định cao: Doanh nghiệp có thể yên tâm hoạt động kinh doanh khi chọn được địa chỉ văn phòng uy tín, không phải mất công chuyển văn phòng nhiều lần để tìm nơi làm việc phù hợp nhất.

Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ nước Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số Fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, Pháp luật Việt Nam không cấm việc sử dụng một địa chỉ trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp. Từ đó, có thể nói việc sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp hoàn toàn không phạm pháp.

Thuê văn phòng ảo hoàn toàn không phạm pháp

Tuy vậy, trong một số trường hợp, đơn vị sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm trụ sở chính, có treo biển biểu doanh nghiệp đúng quy định của Pháp luật nhưng không hoạt động kinh doanh tại đây mà lại hoạt động tại một nơi khác mà không có thông báo cho cơ quan chức năng thì sẽ bị xử phạt. Cụ thể, tại Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định doanh nghiệp vi phạm luật thành lập doanh nghiệp, chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh sẽ xử phạt hành chính từ 20 đến 30 triệu đồng đối với các trường hợp:

• Kinh doanh tại địa điểm nhưng không thông báo với cơ quan chức năng nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh đang hoạt động kinh doanh. Trường hợp có vi phạm về thuế sẽ xử lý theo quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế.
• Chấm dứt hoạt động tại văn phòng đại diện/chi nhánh nhưng không trình báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Chuyển đổi trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương khác với nơi đã đăng ký ban đầu nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký nơi chinh nhánh, văn phòng chuyển đến.

Để khắc phục hậu quả, bạn buộc phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh đối với các hành vi vi phạm những trường hợp nêu trên.

Xem thêm: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp tại Tp. Hồ Chí Minh

Một số nhược điểm của văn phòng ảo

• Với hình thức cho thuê văn phòng ảo, một địa chỉ văn phòng sẽ được nhiều doanh nghiệp đăng ký đồng thời làm trụ sở kinh doanh. Vì thế, việc sử dụng văn phòng ảo đôi lúc gặp khó khăn vì bạn cần đặt lịch trước và chờ sự sắp xếp của phía chủ sở hữu tòa nhà, văn phòng.Một số khách hàng/đối tác kỹ tính sẽ yêu cầu đến gặp mặt trực tiếp tại trụ sở văn phòng để thỏa thuận và ký kết hợp đồng. Như đã đề cập ở trên, văn phòng ảo chỉ là nơi đặt biển hiệu để lấy địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng ảo để tiếp đón khách hàng bất cứ khi nào cần cũng bị hạn chế.
• Một địa chỉ văn phòng được nhiều công ty sử dụng để làm địa chỉ kinh doanh nên dễ gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng.
• Dễ xảy ra tình huống tranh chấp với bên cho thuê văn phòng ảo. Về bản chất, đây vẫn là hoạt động cho thuê nên có thể xảy ra các vấn đề tranh chấp liên quan đến thanh toán, thời gian và chi phí thuê, sử dụng dịch vụ đi kèm,...

Điều kiện để thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo cần đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Dân sự 2015

Việc thuê văn phòng ảo được tiến hành tương tự như thuê một văn phòng bình thường - cần có hợp đồng với điều khoản rõ ràng, đáp ứng điều kiện theo quy định của Bộ Luật dân sự 2015. Cụ thể:

Về phía bên cho thuê

Tại khoản 2 Điều 19 của Luật Kinh doanh Bất động sản 2014 và Điều 5 Nghị định số 76/2015/NĐ-CP, trường hợp các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê nhà ở làm văn phòng không cần thành lập doanh nghiệp gồm có:

• Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê văn phòng không phải với mục đích đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh và trường hợp cá nhân, hộ gia đình cho thuê văn phòng do đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh (dự án có tổng mức đầu tư dưới 20 tỷ đồng, không tính chi phí sử dụng đất).
• Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình đầu tư xây dựng nhà để cho thuê mà không phải thành lập doanh nghiệp theo quy định Pháp luật về nhà ở.
• Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê bất động sản thuộc quyền sở hữu của chính mình.

Vì đây là hoạt động quy mô nhỏ và không mang tính thường xuyên nên không cần làm thủ tục thành lập doanh nghiệp có ngành nghề/lĩnh vực kinh doanh là bất động sản. tuy nhiên cần phải kê khai và nộp thuế theo quy định Pháp luật.

Theo Khoản 1 Điều 10 của Luật Kinh doanh Bất động sản 2014, trường hợp cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê nhà ở để làm văn phòng cần thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng những điều sau:

• Thành lập doanh nghiệp về kinh doanh bất động sản
• Đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản
• Vốn điều lệ phải từ 20 tỷ trở lên

Về phía bên thuê

Theo quy định của Pháp luật Việt Nam, bên thuê văn phòng ảo có thể tự do lựa chọn địa điểm; đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê uy tín để hợp tác.

Tuy nhiên, trên thực tế, để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng; chủ động bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp cũng như ràng buộc với bên cho thuê, bên đi thuê văn phòng ảo cần công chứng hợp đồng cho thuê của mình.

Đối với văn phòng cho thuê

Nếu cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê văn phòng đồng thời là chủ sở hữu của văn phòng đó thì cần đáp ứng một số điều kiện nêu dưới đây:

• Có đăng ký quyền sở hữu đối với nhà, văn phòng, công trình gắn liền với đất trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Đối với nhà, công trình có sẵn trong dự án đầu tư kinh doanh bất động sản thì chỉ cần có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định Pháp luật về đất đai.
• Tuyệt đối không có tranh chấp về quyền sở hữu đất đai, nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất.
• Nhà ở là chung cư thì không được cho thuê làm văn phòng.

Nếu cá nhân, tổ chức, hộ gia đình cho thuê văn phòng ảo không phải là chủ sở hữu của văn phòng đó, mà chỉ là bên thuê và cần cho thue elaij thì phải đáp ứng điều kiện được quy định tại Điều 10 Luật kinh doanh Bất động sản 2014; Điều 3 và Điều 5 của Nghị định số 76/2015 NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Chủ thể muốn cho thuê lại văn phòng bắt buộc phải đăng ký kinh doanh bất động sản.
• Nếu chưa có ngành nghề kinh doanh bất động sản trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì đơn vị cho thuê phải tiến hành bổ sung thêm theo quy định Luật Doanh nghiệp 2014.

Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo gồm những gì?

Khi thuê văn phòng ảo, bên thuê và bên cho thuê phải có hợp đồng văn bản để ghi nhận đầy đủ, chi tiết các điều khoản đã được thống nhất giữa hai bên. Nội dung của hợp đồng cho thuê văn phòng ảo thường có đầy đủ các mục sau đây:

• Thông tin bên thuê và bên cho thuê, gồm có: Họ tên/Tên doanh nghiệp các bên; Địa chỉ/Trụ sở; Điện thoại/Số Fax/Email; Mã số thuế; Tài khoản ngân hàng; Số CMND/CCCD; Người đại diện Pháp luật/Chức vụ (nếu có).
• Đối tượng và mục đích cho thuê là gì? (Địa chỉ văn phòng ảo cho thuê; Diện tích; Mục đích sử dụng)
• Giá cho thuê, các chi phí đi kèm khác (nếu có)
• Tiền cọc, phương thức thanh toán, đợt thanh toán
• Thời gian cho thuê
• Điều kiện tiếp tục gia hạn hợp đồng cho thuê
• Các điều kiện về vấn đề cho thuê lại (nếu có)
• Quyền và nghĩa vụ bên thuê và bên cho thuê
• Trách nhiệm nếu vi phạm hợp đồng
• Các phương thức để giải quyết tranh chấp

Thuê văn phòng ảo cần có hợp đồng văn bản chi tiết điều khoản được thống nhất giữa hai bên

Trên đây là khái niệm về văn phòng ảo cũng như một số thông tin cần biết khi thuê văn phòng ảo cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ của Saigon Express sẽ hữu ích đối với bạn đọc. Đừng quên tiếp tục theo dõi trang Web taxitaisaigon.vn để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới hơn nhé!