10 Nội Dung Không Thể Thiếu Trong Hồ Sơ Năng Lực Công Ty

→ 10 Nội Dung Không Thể Thiếu Trong Hồ Sơ Năng Lực Công Ty

Nền kinh tế mở hiện nay đã tạo động lực phát triển vô cùng to lớn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đấy cũng chính là nguyên nhân thúc đẩy mức độ cạnh tranh của thị trường tăng cao. Vì thế, một hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp và ấn tượng sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý. 

Vậy hồ sơ năng lực công ty là gì và bao gồm những thành phần nào? Làm thế nào để thiết kế một bộ hồ sơ năng lực chuyên nghiệp? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây của Saigon Express.

Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Hồ sơ năng lực công ty (hoặc Profile doanh nghiệp) là tài liệu quan trọng thường xuất hiện trong các thương vụ hợp tác của doanh nghiệp với khách hàng hoặc đối tác khác. 

Hồ sơ năng lực giúp truyền tải thông tin từ chi tiết, cụ thể đến bao quát nhất về doanh nghiệp của bạn. Chẳng hạn như các thông tin về thương hiệu như Slogan, Logo, những sản phẩm/dịch vụ đang kinh doanh, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và kinh nghiệm trong lĩnh vực… Và đặc biệt không thể thiếu tiềm năng phát triển của khi tiến hành ký kết hợp tác giữa đối tác và công ty.

Các vai trò của hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực công ty là một tài liệu cực kỳ quan trọng mà bất cứ doanh nào cũng cần chú ý đầu tư và thiết kế một cách chỉn chu và chuyên nghiệp. Những công năng quan trọng của Profile doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Cung cấp thông tin và gây ấn tượng cho khách hàng

• Tham gia đấu thầu một dự án

• Xây dựng thương hiệu, tăng doanh số

• Hỗ trợ bán hàng

Cung cấp thông tin và gây ấn tượng cho khách hàng

Hồ sơ năng lực công ty cũng giống như một bức tranh thu nhỏ về doanh nghiệp. Qua đó, khác hàng có thể biết được những thông tin cơ bản và chi tiết để có những đánh giá khách quan nhất về sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của công ty.

Một Profile doanh nghiệp có điểm nhấn và đủ ấn tượng sẽ tạo thiện cảm trong mắt khách hàng, đối tác. Từ đó tăng sự hứng thú cũng như tin tưởng của họ khi hợp tác với công ty của bạn.

Tham gia đấu thầu một dự án

Trước khi tham gia đấu thầu một dự án lớn hay nhỏ, bạn đều cần chuẩn bị một hồ sơ năng lực thật chỉn chu và chuyên nghiệp. Đây là “vũ khí chiến đấu” của doanh nghiệp và là “vật bất ly thân” của người đại diện khi đi đấu thầu. Nó giống như một nhân viên kinh doanh được cử đi với nhiệm vụ giao tiếp với khách hàng và thuyết phục khách hàng.

Xây dựng thương hiệu, tăng doanh số

Để tránh việc thương hiệu của bạn bị nhầm lẫn với một thương hiệu khác trên thị trường, hồ sơ năng lực rất là quan trọng. Dù là tài liệu khá nhỏ gọn nhưng hồ sơ năng lực công ty cung cấp đầy đủ thông tin và rất dễ tra cứu, tạo nên nét riêng cho thương hiệu. Bất cứ khi nào khách hàng cần cũng có thể tìm hiểu thêm về công ty bạn và có phương thức liên hệ nhanh chóng.

Hỗ trợ bán hàng

Trong quá trình trao đổi và bán hàng, nếu chỉ nói suông sẽ rất khó lấy được lòng tin của khách hàng. Lúc này, bạn cần chuẩn bị thêm giấy tờ, cung cấp thông tin chứng minh những điều mình nói là thật. Tất cả sẽ có trong bộ hồ sơ năng lực. 

Hồ sơ năng lực công ty bao gồm những gì?

Vậy hồ sơ năng lực công ty gồm những thành phần nào? Đây là thắc mắc của rất nhiều người, nhất là những doanh nghiệp đang bắt đầu xây dựng Profile cho tổ chức của mình. Hãy chuẩn bị đầy đủ các phần thông tin dưới đây để khách hàng của bạn có thể tham khảo một cách đầy đủ và chi tiết nhất.

(1) Trang bìa của Profile doanh nghiệp

Trang bìa của hồ sơ năng lực được đánh giá như bộ mặt của một doanh nghiệp vậy. Trên đó cần có đầy đủ tên công ty, Logo, Slogan và biểu tượng lĩnh vực kinh doanh. Thiết kế chủ đạo của bìa Profile doanh nghiệp thiên về hướng đơn giản nhưng vẫn thật sáng tạo, ấn tượng.

Ấn tượng đầu tiên của khách hàng sẽ được tạo nên bởi phần trang bìa này. Do đó, hãy chú trọng và thiết kế cẩn thận và chỉn chu nhất. Bạn nên chọn một Tone màu chủ đạo cho cả Profile và có liên quan đến ngành nghề, đồng điệu với màu của Logo.

(2) Lịch sử hình thành, phát triển

Hồ sơ năng lực công ty có nhiệm vụ cung cấp thông tin và giải đáp những thắc mắc của khách hàng về doanh nghiệp. Vì thế, nó cần có một phần giới thiệu bài bản và quá trình hình thành và phát triển của công ty. Bạn có thể liệt kê ra những mốc thời gian quan trọng quyết định đến sự thành công để khách hàng hiểu được năng lực của doanh nghiệp bạn.

(3) Tầm nhìn, sứ mệnh

Để quá trình hoạt động và làm việc mang lại hiệu quả tốt nhất, mỗi công ty đều phải đề ra tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của riêng mình. Nếu doanh nghiệp có mục tiêu riêng sẽ khiến khách hàng cảm nhận được bản lĩnh và sự tin tưởng.

(4) Báo cáo tài chính của công ty

Nếu được, bạn hãy thêm báo cáo tài chính 3 năm gần nhất của công ty vào hồ sơ năng lực một cách thật chỉn chu và chính xác. Đây là bằng chứng hữu hiệu nhất giúp cho khách hàng có thể đánh giá được năng lực và khả năng của công ty.

(5) Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm/dịch vụ của công ty

Hồ sơ năng lực công ty cần có đầy đủ thông tin về lĩnh vực và sản phẩm chính mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh. Khách hàng phải hiểu được bạn đang làm gì, cung cấp sản phẩm hay dịch vụ gì, từ đó mới đưa ra được quyết định lựa chọn. 

(6) Các dự án nổi bật

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị khác cũng đang kinh doanh sản phẩm/dịch vụ giống như bạn. Chính vì thế, để trở nên thật ấn tượng và nổi bật trong mắt khách hàng, bạn nên giới thiệu những dự án nổi bật hay các khách hàng lớn, tiêu biểu của mình. Đây sẽ là dữ liệu rất quan trọng để khách hàng đánh giá xem có nên hợp tác với doanh nghiệp hay không.

(7) Kinh nghiệm và các thành tích đạt có được

Bạn có thể thêm vào hồ sơ năng lực công ty một số kinh nghiệm và thành tích đã đạt được. Đó có thể là những lời khen từ khách hàng, các giải thưởng có được trong suốt quá trình hoạt động.

(8) Đội ngũ nhân sự

Một công ty chuyên nghiệp và vận hành tốt, không thể thiếu đi đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm. Hãy cho khách hàng thấy được chất lượng của đội ngũ nhân sự chủ chốt tại doanh nghiệp. Yếu tố này rất quan trọng, làm gia tăng sự tin tưởng của khách hàng khi làm việc với công ty của bạn.

(9) Các thông tin về Pháp lý

Thông tin về Pháp lý sẽ làm tăng độ tin cậy cho công ty bạn. Thêm vào hồ sơ năng lực doanh nghiệp các giấy tờ, chứng nhận như giấy phép kinh doanh, mã số thuế và các giấy tờ giao dịch khác,... Thông thường, có khá nhiều công ty cảm thấy ngại đưa những thông tin này Profile. Tuy nhiên, nếu có sẽ tạo được niềm tin tốt hơn nơi khách hàng.

(10) Phương thức liên hệ

Cuối cùng, bạn cần một trang ghi đầy đủ các phương thức và địa chỉ liên lạc với doanh nghiệp. Sẽ thật thiếu sót nếu một hồ sơ năng lực công ty cung cấp thông tin đầy đủ, trình bày chuyên nghiệp nhưng khách hàng lại không biết cách nào để liên lạc với bạn.

Bạn nên cung cấp đầy đủ các phương thức liên lạc như số hiện thoại, Hotline, địa chỉ Email, Fax, Website, Fanpage,... để khách hàng có thể lựa chọn cách phù hợp nhất khi cần liên hệ trao đổi về sản phẩm/dịch vụ.

Có thể thiết kế Profile công ty bằng công cụ gì?

Hiện nay, có rất nhiều công cụ, công nghệ hỗ trợ cho doanh nghiệp thiết kế hồ sơ năng lực công ty một cách chuyên nghiệp và dễ dàng. Dưới đây, Saigon Express sẽ gợi ý cho bạn tên một số phần mềm đang được sử dụng phổ biến trong thiết kế Profile doanh nghiệp hiện nay:

• Illustrator: Giao diện thân thiện, dễ dùng, nét vẽ mượt, có hỗ trợ dàn trang và điều chỉnh kích thước, File thiết kế dung lượng rất nhẹ, tốc độ sao chép nhanh…

• Photoshop: Hình ảnh đẹp, chất lượng cao, tạo ra bố cũ mới tiện ích, cho phép điều chỉnh kích thước hình ảnh, File xuất ra rất an toàn,...

• Indesign: Thiết kế và chỉnh sửa nhanh chóng, có thể in ấn tài liệu trực tiếp với các thiết bị khác nhau, thao tác dễ dàng, có thể quản lý thuộc tính trên các trang như ở Powerpoint, thay thế hoặc chỉnh sửa nhanh chóng,...

• MS Paint: Có thể thay đổi màu sắc và kích thước phù hợp dễ dàng, bảng màu đa dạng, dễ phóng to/thu nhỏ, cho phép lưu File ở nhiều định dạng PNG, JPG, GIF, JPEG,...

• Corel: Thao tác thiết kế nhanh và dễ dàng, chất lượng hình ảnh sắc nét, cho phép đặt lệnh cắt chữ vi tính trực tiếp, có nhiều phím tắt,...

• …

​

Hồ sơ năng lực công ty cần có đầy đủ thông tin về lĩnh vực và sản phẩm chính mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh

Bí quyết để thiết kế hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp nhất

Để thiết kế hồ sơ năng lực công ty thật chuyên nghiệp và đủ để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng. Bạn có thể sử dụng những bí quyết sau đây:

Bắt đầu từ những điều cơ bản

Mở đầu của cuốn Profile cần tạo sự gần gũi và thu hút cả khách hàng. Thường sẽ là một lời ngỏ thể hiện sự chân thành và thiện chí muốn hợp tác. 

Lịch sử hình thành và phát triển trình bày trên hồ sơ năng lực công ty cần phải có sự chọn lọc. Không nên quá dòng dài mà phải trình bày đủ những điểm, những mốc thwoif gian nổi bật và quan trọng.

Về thành tích nổi bật của công ty, bạn cũng chỉ nên chọn lọc những cái thực sự nổi bật, tránh liệt kê quá nhiều sẽ khiến người đọc cảm thấy rối mắt và làm mất thẩm mỹ của bộ Profile.

Hãy trình bày rõ về lĩnh vực hoạt động của bạn

Profile doanh nghiệp phải thể hiện rõ được mô hình kinh doanh, các sản phẩm dịch vụ chính, cũng như thế mạnh của công ty bạn. Đây là một yếu tố rất quan trọng đối với hồ sơ năng lực của một doanh nghiệp. Và hơn nữa, bạn phải cho khách hàng thấy được những giá trị và lợi ích mà doanh nghiệp có thể đem lại cho khách hàng, đối tác của mình. Các yếu tố như Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi sẽ thay bạn làm điều đó.

Có con số cụ thể để minh hoạ

Những con số cụ thể sẽ cho khách hàng và đối tác có cái nhìn trực quan nhất về doanh nghiệp. Các con số ấy có thể là doanh thu, sản lượng, công suất, số dự án đã và đang thực hiện, số lượng nhân viên hoặc những con số tài chính có thể công khai khác,... 

Minh họa bằng biểu đồ, hình ảnh 

Hình ảnh có sức mạnh lớn hơn rất nhiều so với lời nói. Do đó, hãy thêm thật nhiều hình ảnh minh hoạ hơn thay vì chỉ dùng văn bản. Ngoài ra, bạn nên dùng biểu đồ để diễn đạt những điều mình cần nói, nhất là các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp hồ sơ năng lực công ty trông chuyên nghiệp và trực quan hơn rất nhiều.

Sắp xếp bố cực một cách dễ hiểu và thuận mắt nhất

Bố cục của Profile công ty cần sắp xếp sao cho dễ hiểu nhất. Các yếu tố cần quan tâm ở đây đó là: thông tin phải súc tích, ngắn gọn nhưng vẫn phải đầy đủ, đi vào đúng trọng tâm, cụ thể với kết cấu nội dung hợp lý. Đây cũng chính là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách thiết kế dàn trang cơ bản, và chỉ tập trung vào những thông tin thực sự hữu ích và cần thiết.

Kết luận

Với bài viết này, Taxi Tải Sài Gòn mong rằng bạn độc sẽ có cái nhìn đúng đắn nhất về hồ sơ năng lực công ty và nắm được những bí quyết giúp thiết kế Profile doanh nghiệp sao cho chuyên nghiệp và ấn tượng nhất. Đừng quên theo dõi Website Taxitaisaigon.vn để cập nhật các tin tức trong ngành và kinh nghiệm chuyển nhà mới nhất nhé!

Có thể bạn quan tâm: 

Văn Phòng Ảo Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Văn Phòng Ảo

[Hướng Dẫn] Tra Cứu Thông Tin Doanh Nghiệp Chính Xác Và Nhanh Chóng