Tìm Hiểu Các Loại Hình Cho Thuê Văn Phòng Tại Việt Nam

→ Tìm Hiểu Các Loại Hình Cho Thuê Văn Phòng Tại Việt Nam

Việc chọn địa điểm cho thuê văn phòng phù hợp được xem là bước quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Văn phòng là nơi đặt trụ sở, chi nhánh của một doanh nghiệp. Là không gian lãnh đạo  với nhân viên sẽ làm việc cùng nhau. Đồng thời, văn phòng là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm gặp gỡ đối tác, khách hàng, họp và trao đổi thông tin. 

Tìm hiểu về các loại hình cho thuê văn phòng phổ biến tại Việt Nam

Định nghĩa về cho thuê văn phòng

Cho thuê văn phòng là một thuật ngữ dùng để chỉ hoạt động cho thuê một tài sản hay bất động sản nào đó. Trong đó, chủ tài sản đó có thể dùng nó cho các doanh nghiệp hoặc công ty sử dụng làm không gian làm việc.

Tuy nhiên, điểm khác biệt ở chỗ cho thuê văn phòng không kinh doanh theo hình thức mà bên thuê và bên cho thuê thực hiện hoạt động mua bán tài sản ở trên đó.

Trong cùng tòa nhà văn phòng sẽ có nhiều công ty thuê văn phòng khác nhau, diện tích văn phòng cho thuê vô cùng đa dạng, từ 20m² cho đến hàng nghìn mét vuông.

Hiện nay trên thị trường có đang dạng mô hình cho thue văn phòng khác nhau

Một số loại hình cho thuê văn phòng phổ biến tại Việt Nam

Chọn thuê văn phòng được trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất và tiện ích hiện đại, phù hợp với mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là một bước đệm quan trọng làm nên sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để thành công trong bước tìm thuê văn phòng, bạn cần hiểu rõ về các hình thức cho thuê văn phòng dưới đây:

Sàn văn phòng tại cao ốc, tòa nhà

Hình thức cho thuê văn phòng này được áp dụng tại các tòa nhà cao ốc/văn phòng.

Văn phòng cao ốc được chia thành 4 hạng mức tiêu chuẩn khác nhau, gồm: hạng A, hạng B, hạng C và văn phòng giá rẻ.

Tòa văn phòng hạng A - Cao cấp, sang trọng

Tòa văn phòng hạng A là các tòa nhà hạng sang, tọa lạc tại những vị trí đắt địa, mặt tiền “khu đất vàng” của thành phố.

Vì là tòa nhà văn phòng cao cấp nên việc cho thuê văn phòng ở đây được đầu tư hiện đại, đầy đủ trang thiết bị tiện nghi, đạt chuẩn quốc tế. Bên trong tòa nhà được thiết kế bởi đội ngũ nhà thầu uy tín, chất lượng, có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp,…

Tòa văn phòng cho thuê hạng A có vị trí nằm ngay trung tâm thành phố

Tòa văn phòng hạng B - Chất lượng khá

So với tòa hạng A, tòa văn phòng hạng B vẫn có vị trí gần ngay trung tâm thành phố nhưng mức giá sẽ vừa phải hơn.

Đây là loại hình văn phòng khá được ưa chuộng hiện nay và có nhiều nguồn cung đa dạng hơn so với toà nhà văn phòng hạng A.

Tòa văn phòng hạng C - Văn phòng cơ bản

Tiêu chuẩn đánh giá văn phòng hạng C có phần thấp hơn so với hạng A, B. Dù vậy, loại hình cho thuê văn phòng này rất phù hợp với những công ty mới thành lập, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. 

Văn phòng hạng C thường nằm xa khu vực trung tâm hơn nhưng số lượng cũng khá nhiều, dễ dàng để doanh nghiệp lựa chọn.

Tòa văn phòng giá rẻ 

Đây là hạng văn phòng có giá cho thuê rẻ nhất. Hình thức cho thuê văn phòng giá rẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa mà vẫn đảm đảm bảo cung cấp một địa điểm làm việc phù hợp. Đặc biệt, văn phòng giá rẻ rất được các Startup, doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng.

Thông thường, các tòa nhà văn phòng giá rẻ sẽ có diện tích nhỏ và các tiện ích, dịch vụ đi kèm cũng sẽ ít hơn.

Hình thức cho thuê văn phòng giá rẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể

Officetel - Cho thuê căn hộ văn phòng

Officetel là hình thức cho thuê văn phòng mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây. Thuật ngữ này là sự kết hợp giữa “Office” và “Hotel”. Đây là dạng căn hộ có thể vừa ở vừa sử dụng làm nơi kinh doanh, làm việc. Thường có diện tích từ 30m² - 50m² trở lên.

Căn hộ văn phòng rất phù hợp với những công ty nhỏ, số lượng giao động khoảng 4 - 10 nhân sự. Ngoài ra, loại hình này còn được sử dụng phổ biến cho các doanh nghiệp nước ngoài muốn đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. 

Mô hình cho thuê căn hộ văn phòng phù hợp với những công ty có quy mô nhỏ

Cho thuê nhà nguyên căn để làm văn phòng

Nếu muốn tìm địa điểm cho thuê văn phòng làm việc nằm trong các tuyến đường nội bộ yên tĩnh, hay trong hẻm xe hơi có thể ra vào dễ dàng. Thì hình thức cho thuê nhà nguyên căn làm văn phòng là lựa chọn cực kỳ phù hợp.

Điểm mạnh của hình thức cho thuê văn phòng:

• Nhà mặt đất dễ di chuyển, không cần đợi thang máy, chen chúc.

• Diện tích lớn hơn so với căn hộ văn phòng, phù hợp với những công ty có số lượng.

• Các phòng ban được phân chia rõ hơn (từng phòng trong căn nhà), có khu vực tiếp khách và sinh hoạt riêng.

• Giá cho thuê văn phòng thấp hơn trong các tòa cao ốc.

• Được phép treo biển công ty và đăng ký địa chỉ kinh doanh dễ dàng.

• Dễ dàng tu sửa, cải tạo nội thất theo ý muốn (có thỏa thuận trước với bên cho thuê).

• Thời gian làm việc linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp, không bị phụ thuộc như các tòa nhà văn phòng chung.

Coworking Space - Hình thức văn phòng chia sẻ

Mô hình văn phòng chia sẻ rộ lên khá phổ biến trong thời gian gần đây. Coworking Space tạo ra không gian làm việc chung dành cho tất cả mọi người, bao gồm nhiều công ty cùng làm việc chung.

Coworking Space thường trang bị đầy đủ các tiện nghi cần thiết như bàn ghế, phòng họp, Internet, máy in, máy fax, máy lạnh,... miễn phí hoặc có phí tùy vào gói thuê.     

Đa phần, những công ty có từ 1-3 người hay cá nhân vừa mới khởi nghiệp đều rất thích hình thức cho thuê văn phòng này.

Coworking Space - Văn phòng chia sẻ phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau

Văn phòng chia sẻ phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau như:

• Người làm việc tự do - Freelancer

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME)

• Các công ty khởi nghiệp

• Nhân viên làm việc từ xa

• Một số doanh nghiệp lớn cũng có thể sử dụng mô hình Coworking Space cho các dự án đặc biệt hoặc cần tăng cường tính linh hoạt trong việc thuê không gian làm việc.

Cho thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo (Virtual Office) là hình thức cho thuê văn phòng đại diện, trong đó các thông tin giao dịch sẽ chuyển về trụ sở chính.

Văn phòng ảo cung cấp cho khách hàng các tiện ích như: địa chỉ kinh doanh, số điện thoại doanh nghiệp, một địa chỉ Email, lễ tân, phòng họp tiếp khách, quản lý thư từ, dịch vụ Fax và hỗ trợ điện thoại.

Văn phòng ảo là dịch vụ giá rẻ dành cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn có một địa chỉ kinh doanh và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm khác. Bên cạnh đó, văn phòng ảo nằm trong các tòa nhà văn phòng, có đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh. Vì thế, văn phòng ảo là sự lựa chọn rất phổ biến đối với các công ty hay nhóm dự án mới hình thành.

Một số nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo có thể cung cấp các tiện ích bổ sung như hội nghị trực tuyến, hỗ trợ kế toán, dịch vụ lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng.

Lợi ích khi thuê văn phòng phù hợp

Tìm thuê văn phòng phù hợp, chuyên nghiệp là một sự lựa chọn thông minh, nhất là trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng như hiện nay. Sau đây là một số lợi ích quan trọng khi chọn thuê được văn phòng phù hợp với công ty:

Thu hút nhân tài về cho doanh nghiệp

Không gian văn phòng chuyên nghiệp thể hiện lên tầm vóc của một doanh nghiệp. Từ bộ phận tài chính đến văn hóa doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy qua hình ảnh của văn phòng. Thật vậy, các công ty nổi tiếng, uy tín, có tầm vóc trên thế giới đều được công nhận là có không gian làm việc đáng mơ ước nhất và luôn sở hữu nhiều nhân tài đắc lực.

Những nhân sự “chất lượng cao” bên cạnh mong muốn có được mức lương phù hợp, họ luôn muốn có một không gian làm việc thoải mái, đầy đủ tiện nghi vì mỗi ngày họ phải dành 8 tiếng làm việc tại đây. Họ sẽ không có ấn tượng tốt và mong muốn gắn bó lâu dài với một không gian làm việc thiếu chuyên nghiệp.

Nâng cao uy tín và nhận diện thương hiệu trên thị trường

Trong thời buổi doanh nghiệp “mọc lên như nấm”, các doanh nghiệp càng nhận thức được tính quan trọng của việc xây dựng thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp trong lòng khách hàng. Sự cạnh tranh lành mạnh là yếu tố cực kỳ cần thiết để thúc đẩy phát triển kinh doanh.

Vị trí của văn phòng làm việc là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc đặt trụ sở văn phòng chính tại các tòa nhà cao cấp sẽ nâng cao độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Đây cũng là một trong những cách  hiệu quả giúp bạn khẳng định uy tín thương hiệu trên thị trường và trong mắt đối tác, khách hàng.

Cải thiện hiệu suất làm việc

Khi làm việc trong không gian đầy đủ tiện nghi, thoải mái, bạn dễ dàng tập trung vào công việc chuyên môn và dành nhiều thời gian hơn để phát triển kinh doanh. Giúp tăng năng suất làm việc, quản lý nhân viên tốt hơn, tăng khả năng tương tác giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Từ đó, tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, khoa học, nâng cao năng suất làm việc của toàn thể doanh nghiệp.

Chọn được văn phòng phù hợp góp phần cải thiện năng suất làm việc của nhân viên

Tăng cường khả năng tương tác, trao đổi giữa các thành viên 

Văn phòng được ví như “ngôi nhà thứ 2”, là nơi mỗi nhân viên ngồi 8 giờ đồng hồ làm việc mỗi ngày. Cũng chính là nơi, các cộng sự tương tác qua lại với nhau.

Chỉ cách một bức tường là đã có thể tạo nên “rào cản giao tiếp” của rất nhiều người, Vì vậy, công ty cần có những hoạt động ngoài giờ để phá bỏ những “bức tường” đó, để mọi người kết nối, quan tâm, cùng chia sẻ với nhau như: giờ ăn trưa, giờ giải lao, tổ chức tiệc sinh nhật cho nhân viên,…

Một không gian văn phòng đầy đủ tiện nghi, có không gian chung thoáng mát, chỗ nghỉ ngơi sẽ làm gia tăng khả năng tương tác giữa các thành viên.

Mang lại không gian làm việc lý tưởng 

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng, bạn sẽ được sử dụng các tiện ích và dịch vụ chuyên nghiệp như thang máy di chuyển, máy lạnh, Internet tốc độ cao, máy in… để giúp nhân viên dễ dàng tập trung vào công việc của mình. Nhờ đó:

• Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên: Một văn phòng đẹp, đầy đủ tiện nghi luôn là nơi “dừng chân” mà các nhân viên không muốn xa rời.

• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên: Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, đầy đủ tiện nghi, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng và muốn gắn bó lâu dài hơn với công việc hiện tại. 

• Giảm sự thiếu vắng của nhân sự: Với một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện và khuyến khích mọi người nghĩ trưa, ăn uống đầy đủ, đúng giờ… để có sức khỏe tốt để làm việc sẽ là cách duy trì sự có mặt của nhân viên ở công ty thường xuyên.

​

Lựa chọn văn phòng phù hợp, tạo nên không gian làm việc lý tưởng cho nhân viên

Lưu ý quan trọng khi tìm thuê văn phòng

Để tìm được nơi cho thuê văn phòng phù hợp, có đầy đủ tiện ích, phù hợp với mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau: 

Thời gian, chi phí thuê văn phòng

Đây là yếu tố thường được các công ty quan tâm đầu tiên vì nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy theo ngân sách và thời gian thuê dự tính mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm và loại văn phòng phù hợp.

Chi phí thuê văn phòng có ảnh hưởng khá nhiều đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, ngân sách thuê cần phải xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ đầu. Chi phí và giá thuê sẽ được ưu đãi khá lớn nếu bạn quyết định thuê văn phòng thời hạn lâu dài.

Lựa chọn địa điểm văn phòng lý tưởng

Vị trí cho thuê văn phòng lý tưởng sẽ phụ thuộc ít nhiều vào ngành nghề của doanh nghiệp bạn đang kinh doanh, chiến lược quảng bá hình ảnh và phong thủy phù hợp với chủ doanh nghiệp:

• Lĩnh vực kinh doanh: Bạn cần nơi làm việc, kinh doanh ngay trung tâm thành phố, hoạt động kinh doanh quanh đó sôi động hay ít dân cư,… tất cả còn tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, vị trí giao thông thuận lợi cũng là điều kiện quan trọng quyết định nên chọn thuê văn phòng hay không.

• Chiến lược quảng bá thương hiệu: Nếu bạn là công ty quy mô lớn, cần làm nổi bật thương hiệu, văn phòng trụ sở chính nên đặt tại trung tâm thành phố, sẽ dễ dàng cho hoạt động PR tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân lực chất lượng. Tất nhiên điều đó sẽ đi kèm với chi phí khá cao. Ngược lại, bạn không cần quảng bá thương hiệu rầm rộ thì chỉ cần một văn phòng ở vị trí tốt, khang trang, đủ tiện nghi.

• Yếu tố Phong thủy: Cần đáp ứng được các tiêu chí như đường xá thông thoáng, không hay bị tắc nghẽn, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại nhiều may mắn, tài lộc, công việc đạt hiệu quả cao.

Tham khảo ngay: Mẹo chọn văn phòng đúng phong thủy

Diện tích cho thuê văn phòng phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Diện tích văn phòng cần thuê được tính toán dựa vào số lượng nhân viên và kế hoạch phát triển lâu dài của doanh nghiệp:

• Diện tích trung bình để có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m²/người (bao gồm khu vực công cộng, kỹ thuật, các bộ phận phụ trợ, phục vụ).

• Kế hoạch mở rộng kinh doanh cũng có liên quan đến diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần đặc biệt chú ý đến điều này trước khi thuê. Bạn nên thương lượng điều khoản này với chủ đầu tư nhằm giảm chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô sau này.

Lưu ý, một số trường hợp khi thuê văn phòng bạn sẽ phải chi trả thêm về diện tích sử dụng chung như lối đi, hành lang, khu vực vệ sinh…và cả diện tích sở hữu.

Sự chênh lệch phí chi trả giữa phần diện tích này có thể hơn 20% tổng tiền thuê. Do đó, bạn nên suy tính kỹ lưỡng, cân đối diện tích hợp lý và trao đổi trước với bên cho thuê, tránh nảy sinh mâu thuẫn về các điều khoản hợp đồng về sau.

Thời gian làm việc 

Chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà thường sẽ có quy định riêng về thời gian làm việc cho các khu vực văn phòng khác nhau. Vì vậy, tùy theo thời lượng phân bổ thời gian là 8h/ngày hay 24/24, bạn sẽ phải trao đổi chi tiết trong hợp đồng nếu trong trường hợp công ty bạn cần làm thêm ngoài giờ, sau đó thương lượng chi phí phát sinh ngoài giờ (nếu có) với chủ tòa nhà.

Cơ sở hạ tầng, các tiện ích, dịch vụ cộng thêm 

Khi thuê văn phòng bạn hãy đặt vấn đề “Bên cho thuê có cung cấp đầy đủ các dịch vụ tiện ích và dịch vụ cơ sở hạ tầng không?”. Đây là yếu tố quan trọng, liên quan đến hoạt động của công ty sau này.

• Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng nằm trong toà nhà, bạn sẽ phải trả một khoản “phí quản lý” nhất định cho từng m² trong văn phòng. Phí quản lý sẽ bao gồm: chi phí cho bộ phận bảo vệ, lễ tân, điện, nước, bảo trì hệ thống…

• Khu vực đỗ xe - Giá cả, số lượng: Có một vài tòa nhà văn phòng miễn phí đỗ xe (số lượng chỗ nhất định). Tuy nhiên hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp thường vượt qua số chỗ để xe theo quy định ấy.

• Do đó trước khi ký kết hợp đồng, bạn nên nghe tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư/tư vấn viên về chỗ để xe và chi phí. Nếu không đáp ứng theo nhu cầu bạn, chủ đầu tư có thể giới thiệu cho bạn chỗ để xe hợp lý và gần văn phòng với chi phí hợp lý nhất.

Lưu ý khi thương lượng hợp đồng

Nếu chưa có kinh nghiệm thương lượng hợp đồng, bạn nên tìm kiếm dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê văn phòng hoặc luật sư để xem xét kỹ lại hợp đồng thuê trước khi ký kết.

Trong hợp đồng, giá cho thuê văn phòng thường sẽ giữ được nguyên trong khoảng 2 hoặc 3 năm đầu tiên (trường hợp ký kết 5 năm). Giai đoạn sau đó giá sẽ tăng hoặc giảm giá tùy vào tình hình thị trường (Thông thường, giá sẽ tăng chứ hiếm khi giảm). Để hạn chế việc chi phí phát sinh quá lớn, bạn đề xuất rõ trong hợp đồng, chẳng hạn: tăng không quá 10%…

Ngoài ra, cũng nên thương thảo kỹ lưỡng với chủ đầu tư về diện tích thuê (diện tích sử dụng chung và riêng), việc này sẽ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể về lâu dài cho doanh nghiệp.

Văn phòng là bộ mặt đại diện cho công ty, do vậy, việc tìm kiếm văn phòng phù hợp thực sự là một thử thách lớn. Với tình hình giá thuê văn phòng đang có dấu hiệu giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên tìm thuê sớm và thuê diện tích lớn.

Cần lưu ý kỹ lưỡng khi thương lượng hợp đồng thuê văn phòng

Tìm đơn vị thiết kế và tư vấn nội thất văn phòng

Nếu bạn đã có đơn vị chịu trách nhiệm thiết kế nội thất văn phòng, thì có thể tham khảo đội ngũ kiến trúc sư của họ để chắc chắn rằng diện tích thuê văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng phù hợp cho việc sử dụng.

Đôi khi, văn phòng mới có nhiều yếu tố như cột, các vách kính lấy sáng, tường,… có thể phù hợp hoặc không với doanh nghiệp bạn, các chuyên gia sẽ góp ý giúp bạn tránh được những rủi ro nếu có.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về các loại hình cho thuê văn phòng phổ biến hiện nay cũng như một số lưu ý khi tìm thuê văn phòng phù hợp. Hy vọng, những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình tìm kiếm địa điểm kinh doanh, làm việc mới.

Và nếu bạn đang lên kế hoạch chuyển sang văn phòng mới và cần tìm đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín, hãy liên hệ với Saigon Express thông qua Hotline 0939 176 176 - Tel: (028) 3838 2238 để được tư vấn và khảo sát hoàn toàn miễn phí!