[Hướng dẫn] Lưu trữ hồ sơ như thế nào hiệu quả nhất?

→ Lưu trữ hồ sơ như thế nào hiệu quả nhất?

Hiện tại, hầu hết mọi thông tin kinh doanh bắt buộc phải được lưu trữ lại. Mặc dù xu thế điện tử hóa đã giúp giảm gánh nặng cho doanh nghiệp trong việc lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên giấy tờ file cứng vẫn là một phần quan trọng không thể thiếu.

Vậy lưu trữ hồ sơ để làm gì, mang lại lợi ích gì? Và cách để lưu trữ hồ sơ hiệu quả nhất sẽ như thế nào?. Cùng Saigon Express tìm hiểu ngay nhé!

LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐỂ LÀM GÌ?

1. Theo dõi tiến triển của doanh nghiệp

Nhờ các hồ sơ về báo cáo tài chính, thuế của những năm trước đây và hiện tại bạn có thể theo dõi tiến triển trong hoạt động kinh doanh. Dựa vào đó có thể đánh giá, so sánh xem tình hình kinh doanh của bạn đang ở mức nào, tốc độ tăng trưởng có đảm bảo theo kế hoạch hay không, cần những cải tiến nào thay đổi. Nếu biết cách lưu trữ hồ sơ logic rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng quản lý các số liệu và tăng cơ hội thành công của doanh nghiệp bằng cách đưa ra các chính sách đúng đắn.

2. Chuẩn bị viết báo cáo tài chính

Lưu trữ hồ sơ để làm gì? Câu trả lời tiếp theo đó là để chuẩn bị viết báo cáo tài chính một cách chính xác, trong đó bao gồm cả quá trình khai báo lời lỗ, phí tổn của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định, bảng cân đối kế toán để cho thấy tài sản, nợ nần và giá trị thật sự của doanh nghiệp tại khoảng thời gian nào đó. Những số liệu này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thương thuyết với ngân hàng, chủ nợ. Đặc biệt quan trọng trong việc điều phối các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Ðịnh rõ nguồn thu nhập

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, lượng tiền vào của bạn có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Hồ sơ lưu trữ sẽ chỉ rõ nguồn thu nhập đó. Những thông tin được lưu trữ trong hồ sơ sẽ giúp bạn tách riêng thu nhập thương mại với thu nhập phi thương mại, lợi tức chịu thuế với lợi tức không chịu thuế. Từ đó có kết luận về doanh thu - lời lỗ chính xác hơn.

4. Theo dõi những phí tổn được khấu trừ

Việc lưu giữ hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn ghi lại toàn bộ những phí tổn trong quá trình hoạt động kinh doanh, giúp bạn tránh khỏi thiết sót trong quá trình khai thuế.

5. Theo dõi những giá trị căn bản của tài sản

Giá trị căn bản của tài sản được định nghĩa là số tiền vốn đầu tư của bạn trong tài sản cho các mục đích thuế. Giá trị căn bản của tài sản dùng để tính sự khấu hao,suy thoái, thiệt hại thiên tai, tiền lời lỗ khi bán tài sản, hoặc cách sắp xếp tài sản khác.

6. Ðiền tờ khai thuế

Nhờ lưu hồ sơ đúng cách, bạn có thể nhanh chóng tìm được và chuẩn bị những thông tin mình cần để điền tờ khai thuế. Hồ sơ này phải chứng minh các khoản lợi tức, phí tổn và tín thuế bạn đã trình báo. Nói chung đó cũng là những hồ sơ bạn sử dụng để theo dõi hoạt động thương mại và chuẩn bị bản báo cáo tài chính.

7. Cung cấp cho cơ quan chức năng khi cần thiết

Hồ sơ kinh doanh luôn luôn phải được lưu giữ và có sẵn để dễ thanh tra. Nếu các cơ quan có thẩm quyền kiểm xét bất cứ tờ khai thuế nào của bạn, thì bạn có thể phải giải thích những mục đã trình báo. Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp kiểm xét nhanh hơn.

VÌ SAO NÊN THUÊ DỊCH VỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ

Việc mất mát hay thất lạc hồ sơ sẽ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong các thủ tục. Hoặc quá trình xác định doanh thu, lợi nhuận bị thiếu chính xác,... Liên hệ dịch vụ lưu hồ sơ lúc này trở nên cần thiết hơn bao giờ hết:

• Dịch vụ lưu trữ có thiết kế không gian và các thiết bị, thùng đựng chuyên phục vụ lưu hồ sơ
• Việc sắp xếp hồ sơ khoa học giúp bạn dễ dàng soạn lấy hồ sơ nhanh chóng
• Có chính sách cam kết bồi thường khi lưu trữ
• Đảm bảo giữ hồ sơ của bạn an toàn khỏi các nguy cơ mối mọt, côn trùng, ẩm mốc,...
• Không gian làm việc của bạn gọn gàng, thoáng đãng. Giải quyết vấn đề về không gian lưu hồ sơ tại cơ quan
• Chi phí thuê kho lưu hồ sơ rẻ hơn nhiều so với việc đầu tư không gian lưu trữ.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn tìm ra đáp án của câu hỏi lưu trữ hồ sơ để làm gì và những lợi ích của việc thuê kho lưu trữ mang lại. Hãy tìm hiểu cách lưu trữ hồ sơ khoa học nhất và địa chỉ lưu kho phù hợp nhất cho mình.