Hoá Đơn Thương Mại Là Gì? Vai Trò Thế Nào Trong Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa?

→ Hoá Đơn Thương Mại Là Gì? Bao Gồm Những Loại Nào?

Trọng hoạt động giao dịch, mua bán quốc tế, hoá đơn thương mại là một trong những chứng từ rất quan trọng. Không thể hiển thị giá trị số tiền của giao dịch, loại hoá đơn này còn cung cấp một số thông tin quan trọng như tên hàng hoá, số lượng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng,... Do đó, việc nắm rõ các thông tin liên quan sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn. 

Bài viết dưới đây của Saigon Express sẽ làm rõ khái niệm, phân loại, chức năng và các quy định về chứng từ hoá đơn thương mại. Tham khảo ngay nhé!

Hoá đơn thương mại là gì?

Hoá đơn thương mại hay Commercial Invoice là một loại chứng từ cơ bản trong công tác thanh toán do bên bán phát hành để gửi và yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng theo giá trị đã ghi trên hoá đơn. Ngoài ra, hoá đơn cũng ghi rõ các nội dung liên quan đến phương thức thanh toán, điều kiện giao nhận hàng, phương thức vận chuyển,...

Hoá đơn thương mại thường được lập thành nhiều bản và dùng trong nhiều khâu khác nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng thường được xuất trình cho ngân hàng khi lấy tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm khi tính phí bảo hiểm hàng hóa, nộp cho Hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu, thông quan hàng hoá…

Về bản chất, hóa đơn thương mại được tạo và sử dụng căn cứ vào quy tắc, thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP 600). Tuy nhiên, chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các nội dung cần thiết. 

Cụ thể, hóa đơn phải hiển thị thông tin là do người thụ hưởng phát hành (trừ các trường hợp khác quy định ở Điều 38/UCP 600). Bên cạnh đó, nó phải được đứng tên của người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng.

Các dạng hóa đơn thương mại do doanh nghiệp tự thiết kế sẽ không phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn hay báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan thuế.

Xem thêm:

Cách tra cứu thông tin doanh nghiệp nhanh chóng và chính xác nhất

Cách tra cứu mã số thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp online chuẩn nhất

Hóa đơn thương mại là một chứng từ cơ bản trong công tác thanh toán

Những loại hoá đơn thương mại tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hoá đơn thương mại được chia thành nhiều loại khác nhau. Cụ thể:

Hoá đơn thương mại tạm thời

Đây là loại hóa đơn dùng để thanh toán bước đầu giữa người mua và bán. Nó thường được lập khi người bán chưa nắm rõ một số thông tin chính thức cho bước thanh toán cuối cùng, chẳng hạn như: giá cả, đặc điểm hàng hóa, khối lượng,... Trường hợp bạn có thể áp dụng loại hóa đơn này:

• Lô hàng được giao nhiều lần, hóa đơn thương mại tạm thời sẽ dùng để thanh toán cho mỗi lần. Sau đó, sẽ tiến hành thanh toán chính thức khi hoàn thành lần giao hàng cuối cùng.

• Hợp đồng có quy định thanh toán cuối cùng dựa trên trọng lượng và khối lượng xác định tại điểm đến nhưng người bán sau khi giao hàng muốn thu tiền trước.

• Giá hàng hoá được xác định tại điểm và dựa vào sự biến đổi đặc điểm hàng hóa hoặc khối lượng tăng, giảm trong quá trình vận chuyển.

• Giá hàng hóa được xác định tại một thời điểm sau khi hoàn thành giao nhận hàng.

• Giá trên hợp đồng là tạm tính, giá chính thức được quyết định bởi thị trường hoặc quyết định của sở giao dịch tại thời điểm hàng đến nơi tập kết cuối cùng.

Hoá đơn thương mại chi tiết

Loại hoá đơn này được dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp hàng hoá có nhiều phân loại. Với hoá đơn chi tiết, giá hàng hoá sẽ dựa trên thỏa thuận hợp đồng hoặc thư tín dụng (L/C).

Hoá đơn thương mại xác nhận

Đây là loại hoá đơn có chữ ký xác nhận từ phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá. Nó thường được sử dụng như một chứng từ kiêm cả 2 chức năng hoá đơn và chứng nhận xuất xứ.

Hoá đơn thương mại chính thức

Hoá đơn thương mại chính thức được lập ra nhằm xác định giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở để tiến hành thanh toán dứt khoát tiền hàng.

Hoá đơn thương mại hải quan

Đây là loại hóa đơn cung cấp giá trị hàng hóa theo thuế và các khoản lệ phí Hải quan.

Hoá đơn thương mại lãnh sự

Hoá đơn có xác nhận của Lãnh sự quán Việt Nam đang hoạt động và làm việc tại nơi mua. Nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ.

Hoá đơn thương mại chiếu lệ

Loại hoá đơn này có hình thức khá giống với hoá đơn nhưng không được dùng để thanh toán. Mục đích sử dụng của loại hoá đơn này là:

• Chứng từ để làm giấy phép ngoại tệ hoặc xin giấy phép nhập khẩu

• Chứng từ để thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, khai báo hải quan

• Chứng từ dùng để kê khai hàng hoá nhập khẩu để trưng bày tại hội chợ, triển lãm

• Có chức năng giống như thư chào hàng

• Gửi kèm hàng hóa bán theo phương thức đại lý hoặc bán ra nước ngoài.

Hoá đơn thương mại tập trung

Khi thực hiện buôn bán quan trung gian, tạm tái xuất khẩu hoặc tái nhập khẩu, người bán thường không muốn đứng tên trên hóa đơn. Lúc này, họ sẽ phát hành do người khác ký phát chứ không phải người bán thực tế.

Chức năng của hoá đơn thương mại

Nhìn chung, hoá đơn thương mại có 3 chức năng chính, đó là:

• Khai báo Hải quan: Giá được ghi trên hoá đơn là cơ sở để tính thuế nhập khẩu cho lô hàng. Các thông tin trên hóa đơn như ngày phát hành, số hoá đơn,... được dùng để khai tờ khai điện tử.

• Tính tiền bảo hiểm hàng hoá: Giá được ghi trên hoá đơn cũng được lấy làm cơ sở để tính mức bảo hiểm cho hàng hoá.

• Dùng để thanh toán: Đây là chức năng chính của hoá đơn thương mại, là chứng từ để người bán lấy tiền của người mua. Trên hoá đơn sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin như tổng chi phí (bằng chữ và số), giá của từng mặt hàng, số lượng mặt hàng, loại tiền thanh toán,... và bắt buộc có chữ ký và đóng dấu xác nhận rõ ràng.

​

Quy định về nội dung ghi trên hóa đơn thương mại

Hoá đơn thương mại bao gồm rất nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc có và có những nội dung chỉ dùng để tham chiếu hoặc được thêm vào theo yêu cầu của bên mua và bán.

Những nội dung chính cần có trên hóa đơn thương mại:

• Người gửi hàng/người xuất khẩu

• Người nhận hàng/người nhập khẩu

• Ngày phát hành và mã số hoá đơn

• Phương thức vận chuyển

• Điều khoản thanh toán/điều khoản giao hàng

• Số lượng lô hàng

• Một số thông tin khác…

​

Những lỗi sai phổ biến khi sử dụng hoá đơn thương mại

Khi sử dụng hoá đơn thương mại, rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp mắc phải những sai lầm phổ biến như:

• Không thể hiện rõ các thông tin về điều kiện giao hàng như: Tên cảng xuất (FOB), Tên cảng nhập (CIF).

• Xuất khẩu hàng theo giá CIF (giá giao hàng) nhưng chỉ ghi theo giá FOB tại nơi xuất hàng và cung không ghi kèm các phi phí phát sinh.

• Người giao hàng xuất khẩu nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng chỉ ghi trên hoá đơn mức giá thực của hàng hoá mà không có phần chiết khấu thương mại.

• Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu thông tin cần thiết, gộp nhiều mặt hàng vào một loại…

• Thông tin ghi trên hoá đơn thương mại không trùng khớp với thông tin oqr trên các giấy tờ chứng từ khác như hợp đồng mua bán, vận đơn, khai báo thuế,... 

Hoá đơn thương mại đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây là chứng từ ghi nhận lại hoạt động giao dịch mua bán. Do đó, các doanh nghiệp và nhất là kế toán cần nắm rõ thông tin và kiến thức nghiệp vụ về dạng hoá đơn này để xử lý một cách nhanh chóng và linh hoạt nhất!