Định khoản chi phí vận chuyển là gì? Hướng dẫn cách định khoản chi phí vận chuyển chuẩn xác

→ Định khoản chi phí vận chuyển là gì? Hướng dẫn chi tiết cách định khoán

Bạn đang làm việc trong lĩnh vực vận chuyển logistics và muốn biết định khoản chi phí vận chuyển là gì? Ví dụ thực tế về định khoản chi phí vận chuyển cũng như các lưu ý liên quan? Hãy cùng Taxi tải Sài Gòn tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

Định khoản trong kế toán là gì? 

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu định khoản chi phí vận chuyển, thì chúng ta hãy cùng khám phá xem khái niệm định khoản là gì nhé! Theo đó, “định khoản” là một thuật ngữ trong kế toán, dùng để chỉ việc ghi nhận và phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán theo đúng nguyên tắc và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Đây là một bước quan trọng trong quá trình hạch toán kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi hoạt động tài chính một cách chính xác.

Định nghĩa chi phí vận chuyển trong kế toán?

Chi phí vận chuyển là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp thuê dịch vụ vận tải để:

• Nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Vận chuyển hàng hóa, tài sản, hoặc các vật dụng khác.
• Giao hàng bán cho khách hàng.
• Phục vụ các hoạt động quản lý hoặc sản xuất.

Nói cách khác, chi phí vận chuyển là khoản chi phí phát sinh khi di chuyển hàng hóa, tài sản từ nơi cung cấp đến địa điểm kho bãi hoặc nơi sử dụng.
Chi phí vận chuyển không chỉ bao gồm tiền thuê xe hay vé tàu mà còn có các khoản liên quan khác như:

• Chi phí vận chuyển chính: Tiền thuê xe tải, tàu, máy bay hoặc phương tiện vận chuyển khác.
• Chi phí bốc xếp: Chi phí nhân công và công cụ hỗ trợ để bốc dỡ hàng hóa.
• Chi phí bảo quản: Các chi phí phát sinh để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển (như chi phí bao bì, bảo hiểm vận chuyển).
• Chi phí liên quan khác: Phí cầu đường, phí cảng, chi phí lưu kho tạm thời khi cần.

Đây là một thành phần quan trọng trong giá gốc hàng tồn kho và tài sản cố định theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02).

Vậy định khoản chi phí vận chuyển là gì? 

Căn cứ vào 2 khái niệm trên, ta có thể định nghĩa “Định khoản chi phí vận chuyển” là việc ghi nhận chi phí vận chuyển hàng hóa, tài sản, hoặc các dịch vụ khác vào hệ thống kế toán, tuân thủ nguyên tắc kế toán và mục đích sử dụng của khoản chi phí này. Định khoản chi phí vận chuyển là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất, hoặc cung cấp dịch vụ logistics. Việc hạch toán chi phí vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Định khoản chi phí vận chuyển quan trọng như thế nào?

Việc định khoản chi phí vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Quản lý chi phí: Theo dõi chính xác chi phí vận hành của doanh nghiệp.
• Xác định giá thành sản phẩm: Chi phí vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Tối ưu hóa lợi nhuận: Phân bổ chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp xác định lợi nhuận chính xác.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch, phục vụ công tác kiểm toán và quyết toán thuế.

Cách định khoản chi phí vận chuyển trong các tình huống thực tế

Chi phí vận chuyển hàng nhập kho

Chi phí vận chuyển này được tính vào giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ.

• Ví dụ: Doanh nghiệp mua lô hàng hóa trị giá 150 triệu đồng, chi phí vận chuyển là 7 triệu đồng, thanh toán qua ngân hàng.
• Định khoản:
  • Nợ 156 (Hàng hóa): 157.000.000 VNĐ
  • Có 112 (Tiền gửi ngân hàng): 157.000.000 VNĐ

Chi phí vận chuyển hàng bán

Chi phí vận chuyển hàng bán được ghi nhận vào chi phí bán hàng, vì nó liên quan trực tiếp đến quá trình tiêu thụ sản phẩm.

• Ví dụ: Doanh nghiệp chi 3 triệu đồng giao hàng cho khách, thanh toán bằng tiền mặt.
• Định khoản:
  • Nợ 641 (Chi phí bán hàng): 3.000.000 VNĐ
  • Có 111 (Tiền mặt): 3.000.000 VNĐ

Chi phí vận chuyển tài sản cố định
Chi phí vận chuyển tài sản cố định được cộng vào nguyên giá tài sản cố định, giúp doanh nghiệp xác định giá trị thực tế của tài sản.

• Ví dụ: Chi phí vận chuyển máy móc sản xuất là 4 triệu đồng.
• Định khoản:
  • Nợ 211 (Tài sản cố định): 4.000.000 VNĐ
  • Có 111 (Tiền mặt): 4.000.000 VNĐ

Chi phí vận chuyển phục vụ quản lý
Chi phí này được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Ví dụ: Doanh nghiệp chi 700.000 đồng vận chuyển tài liệu.
• Định khoản:
  • Nợ 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 700.000 VNĐ
  • Có 111 (Tiền mặt): 700.000 VNĐ

Chi phí vận chuyển phục vụ sản xuất
Nếu chi phí vận chuyển phục vụ sản xuất, nó sẽ được ghi vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

• Ví dụ: Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu sản xuất là 1,5 triệu đồng.
• Định khoản: 
  • Nợ 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp): 1.500.000 VNĐ
  • Có 111 (Tiền mặt): 1.500.000 VNĐ

Những lưu ý khi định khoản chi phí vận chuyển

Doanh nghiệp khi làm định khoản chi phí vận chuyển, cần lưu ý những vấn đề sau để tránh sai sót:

• Chứng từ hợp lệ: Hóa đơn vận chuyển, biên lai thanh toán là cơ sở để định khoản.
• Đảm bảo đúng tài khoản: Chọn tài khoản phù hợp với mục đích chi phí.
• Ghi nhận kịp thời: Hạch toán ngay khi nghiệp vụ phát sinh để tránh thiếu sót.
• Kiểm tra định kỳ: Đối chiếu và kiểm tra sổ sách để đảm bảo tính chính xác.

Định khoản chi phí vận chuyển không chỉ là một nghiệp vụ kế toán cơ bản mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hiểu và thực hiện đúng quy trình định khoản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, tối ưu lợi nhuận và xây dựng lòng tin với các đối tác, cơ quan thuế. Bạn muốn tìm hiểu thêm những thông tin bổ ích khác về hoạt động vận chuyển hàng hóa, đừng quên theo dõi Taxi tải Sài Gòn để cập nhật những tin tức mới nhất nhé!